Strona główna

O projekcie

Pandemia koronawirusa Covid-19 wywołała niespotykane dotąd w skali światowej kryzysy i wpłynęła na wszystkie aspekty życia człowieka. Jesteśmy świadkami bezprecedensowych wydarzeń, które bez wątpienia niosą długofalowe skutki i przez długie lata będą rzutować na obraz współczesnego świata. Nowa rzeczywistość wymaga niespotykanych dotąd rozwiązań kryzysowych, warto więc zwrócić uwagę także na te praktyki, które mogą wpłynąć pozytywnie na otaczającą nas rzeczywistość. Jednym z takich obszarów może być biurowość w czasach pandemii i przyspieszony rozwój informatyzacji działalności podmiotów administracji publicznej.

W związku z pandemią Covid-19 niemal wszystkie urzędy administracji publicznej zmieniły system prac i kontaktów z otoczeniem zewnętrznym. Część jednostek organizacyjnych zamknęła swoje stacjonarne oddziały, przenosząc ich funkcjonowanie do świata wirtualnego, co przekłada się bezpośrednio na zwiększone zainteresowanie obywateli e-usługami. Można przyjąć, że nowa rzeczywistość wywołana pandemią i potrzeba przeniesienia działalności do rzeczywistości wirtualnej, wymusiła spontaniczną informatyzację usług publicznych w Polsce, w tym szczególnie biurowości. Ten „skutek uboczny” stanu nadzwyczajnego rodzi pytania o charakter wdrażanych ad hoc rozwiązań, ich jakość, wpływ na działalność urzędów administracji publicznej oraz odczucia urzędników i kadry kierowniczej związane z nowym sposobem wykonywania czynności służbowych. Projekt badawczy zakłada poszukiwanie odpowiedzi na powyższe pytania, będą one jednak miały szerszy kontekst. Nie ograniczą się jedynie do wskazania podstaw do wykonywania czynności elektronicznie czy przybliżenia statystyk. Będą asumptem do wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją na jeszcze szerszą skalę i dadzą początek naukowej dyskusji nad kształtem zinformatyzowanej biurowości i jej roli w elektronicznej administracji.

Analiza biurowości w czasie pandemii skoncentruje się na zbadaniu jednostek administracji samorządowej, które począwszy do 2011 r., mocą jednolitych przepisów, wykonują czynności biurowe w trzech odmiennych systemach: tradycyjnym (w pełni opartym na obiegu informacji utrwalonej na papierze), całkowicie zinformatyzowanym systemie elektronicznego zarządzania dokumentacji oraz systemie hybrydowym, w którym model tradycyjny wspierany jest przez narzędzia elektroniczne. W każdej z ww. grup wytypowano nie mniej niż 20 jednostek organizacyjnych, które poddane zostaną szczegółowej weryfikacji w zakresie wykorzystania e-usług.

Najważniejszym i spodziewanym efektem prowadzonych prac będzie ustalenie realnego obrazu efektów pandemii koronawirusa w administracji samorządowej, tj. odpowiedzenie na pytanie czy i w jakim stopniu szerzenie się Covid-19 wpłynęło na przyspieszenie procesu informatyzacji biurowości w jednostkach organizacyjnych pracujących w systemie tradycyjnym i hybrydowym. W kontekście planowanych rozważań pojawią się także zagadnienia wchodzące w zakres wykorzystania poczty elektronicznej w sprawowaniu funkcji publicznych, jej archiwizowania i dokumentowania kontaktów z obywatelami. Ma to bowiem kluczowe znaczenie dla narastającego w 2020 r. zasobu archiwalnego. Badaniu będą podlegać również wykorzystywane systemy teleinformatyczne (m.in. ePUAP) oraz podstawy prawne obowiązujące w czasie pandemii. Intencją będzie ukazanie, czy powstały w oparciu o tzw. tarcze antykryzysowe stan prawny okazał się solidną bazą dla przyspieszenia informatyzacji biurowości. Proces ten ma – jak wiadomo – nadzwyczajny walor umożliwiający reformowanie administracji i jej działalności, jednak praktyczne wykorzystanie tego potencjału implikowane jest przez szereg czynników. Najważniejszym z nich jest aspekt społeczny, rozumiany zarówno jako stosunek społeczeństwa do nowych rozwiązań, jak i odczucia pracowników administracji wykorzystujących nowoczesne metody pracy. Jednym z kierunków badań będzie zweryfikowanie odczuć urzędników administracji samorządowej w związku z nagłym zwrotem w świadczeniu usług publicznych i koniecznością odnalezienia się w nowej rzeczywistości. Uzyskane wyniki pozwolą stawiać tezy o przyszłości informatyzacji biurowości w Polsce.

Jedną z inspiracji w projekcie badawczym była akcja marketingowa, która 5 lat temu promowała wykorzystywanie elektronicznych usług administracji publicznej. W spotach  reklamowych wymownie pokazywano puste siedziby urzędów. Dziś – w dobie pandemii – opustoszałe korytarze (a nawet biura) w urzędach stały się normą, jednak z zupełnie innych przyczyn. Obserwowany efekt informatyzacji w dobie pandemii, jak można wnioskować, nie jest wynikiem racjonalnych kroków budowy i rozwoju, ale  nagłej i niespodziewanej sytuacji epidemicznej. Czas pokaże, czy nawyki wykorzystania e-usług i ich dokumentowania zostaną z nami na dłużej.